Grazie alla funzionalità Web to Print in continua evoluzione, le aspettative dei clienti  sono in costante crescita. I clienti ora si aspettano di poter ordinare stampe on demand in modo digitale e aggiungere personalizzazioni, tutto con tempi di consegna rapidi. Questo ovviamente esercita una forte pressione su qualsiasi azienda di stampa affinché elabori gli ordini nel modo più efficiente possibile.

Molte aziende di stampa si affidano ancora all’inserimento manuale dei dati, a fogli di calcolo e a sistemi di terze parti che operano in ambienti separati. Questo approccio non solo richiede molto tempo, ma è anche soggetto a errori dovuti a dati digitati in modo errato, problemi di comunicazione e specifiche di stampa non corrette.

È qui che entra in gioco un MIS per la stampa.  Un MIS come Optimus si integra direttamente con piattaforme web-to-print come Flex4OPS per automatizzare l’elaborazione degli ordini e i flussi di lavoro. Questo sistema funziona a partire dall’acquisizione iniziale dell’ordine, fino all’assegnazione delle risorse di stampa e al tracciamento dell’ordine.

Di seguito esploriamo come un MIS per la stampa trasformi la gestione degli ordini, migliorando in ultima analisi la soddisfazione del cliente.

Le sfide dell’elaborazione manuale degli ordini web-to-print

Sebbene le soluzioni web-to-print abbiano senza dubbio semplificato la possibilità di ordinare prodotti di stampa online, molte aziende del settore si affidano ancora a processi manuali per gestire ed evadere gli ordini. Questo approccio porta a operazioni inefficienti, colli di bottiglia negli ordini ed errori.

Ecco alcune delle sfide più comuni che qualsiasi azienda di arti grafiche deve affrontare quando gestisce manualmente gli ordini web-to-print:

Errori nei dati del cliente e nella produzione

L’inserimento manuale dei dati è una delle principali cause di errori nell’elaborazione degli ordini di stampa. Questo succede quando i dati del cliente e le specifiche dell’ordine devono essere inseriti manualmente in un altro sistema non integrato con la piattaforma web-to-print. Gli errori sono facili da commettere e possono essere particolarmente costosi quando riguardano la produzione di stampa vera e propria, ad esempio nelle opzioni di finitura o nel caricamento dei file grafici. Il risultato? Materiali sprecati, clienti insoddisfatti e, in ultima analisi, perdita di fatturato.

Processi che richiedono troppo tempo

Senza automazione, l’elaborazione degli ordini di stampa può prevedere diversi passaggi manuali: recuperare i dettagli dell’ordine dalla piattaforma web-to-print, creare il lavoro nel proprio sistema interno, assegnare le risorse, stimare la consegna e comunicare con il cliente.

Ognuno di questi passaggi richiede l’intervento del personale, con il risultato di flussi di lavoro lenti e inefficienti. Con la crescita dell’attività e l’aumento della domanda, può diventare sempre più difficile gestire gli ordini in modo rapido e preciso, con conseguenti ritardi e clienti insoddisfatti.

Difficoltà nel far crescere l’attività

In qualsiasi azienda in espansione, i compiti manuali diventano sempre più ingestibili, soprattutto nella gestione degli ordini di stampa. Quando si cerca di scalare il business, i processi manuali non reggono il passo a causa dei limiti del personale, il che può portare alla necessità di assumere nuove risorse solo per svolgere compiti amministrativi.

I ritardi nella produzione portano a un sovraccarico nella pianificazione dei lavori, mentre la comunicazione manuale con i clienti può generare esperienze incoerenti, lasciando molti clienti frustrati.

Un’azienda che vuole espandersi in nuove linee di prodotto o servire una clientela più ampia ha bisogno di un sistema efficiente per gestire gli ordini.

Come un MIS per la stampa automatizza l’elaborazione degli ordini

Un MIS integrato con una piattaforma web-to-print trasforma la gestione degli ordini grazie all’automazione e alla semplificazione dell’intero processo. Invece di affidarsi a compiti manuali, un MIS per la stampa come Optimus garantisce che gli ordini vengano evasi in modo efficiente. Attività dispendiose in termini di tempo, come la gestione dei fogli Excel, l’inserimento degli ordini e le lunghe catene di email, diventeranno un ricordo del passato.

Ecco come un MIS per la stampa come Optimus può automatizzare i processi per ridurre gli errori e rafforzare le relazioni con i clienti:

Acquisizione automatica dell’ordine dalla piattaforma web-to-print

Quando un ordine viene effettuato sulla piattaforma web-to-print, Optimus acquisisce automaticamente tutti i dettagli, eliminando la necessità di inserire manualmente l’ordine nei sistemi interni. Ciò include le informazioni del cliente, le specifiche del lavoro, i file grafici, lo stato del pagamento e le date di consegna. Il tutto per garantire la massima efficienza fin dall’inizio.

Creazione automatica del lavoro

Una volta ricevuto l’ordine, il MIS può creare automaticamente una scheda di lavoro con tutte le specifiche di stampa incluse: dimensioni, colori, tipo di carta, finiture, ecc. Vengono inoltre registrati i tempi di consegna e le esigenze di spedizione per evitare ritardi o incomprensioni.

Tracciamento in tempo reale e aggiornamenti sullo stato degli ordini

Con un MIS per la stampa, sia il personale interno che i clienti possono verificare lo stato degli ordini in tempo reale. Gli aggiornamenti automatici permettono ai clienti di restare sempre informati in ogni fase, dalla conferma iniziale fino alla finitura e alla spedizione. Anche i team di produzione possono monitorare i lavori senza dover ricorrere a continue comunicazioni interne.

Dati accurati e comunicazione immediata

Un database centralizzato dei clienti garantisce l’accuratezza e l’accesso immediato alle informazioni, insieme alle specifiche aggiornate dei lavori e alla cronologia degli ordini. Questi dati possono essere condivisi lungo tutto il flusso di lavoro, eliminando discrepanze ed errori legati all’inserimento manuale. Il recupero degli ordini, i riordini rapidi e la comunicazione continua portano il servizio clienti a un nuovo livello.

Come funziona Optimus con Flex4OPS

Prezzi bidirezionali

Il sistema di prezzi di Optimus viene inviato in tempo reale a Flex4OPS, con tempi di risposta che possono essere di frazioni di millisecondo.

 Invio degli ordini

Elimina gli errori grazie all’automazione degli input relativi al caricamento dei file, alle informazioni sugli ordini e ai requisiti personalizzati.

Portale clienti Optimus

I clienti hanno accesso al nostro portale per visualizzare aggiornamenti in tempo reale sugli ordini. Tutte le informazioni presenti nel MIS Optimus dash sono disponibili anche per il cliente.

Prelievo di stock

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