System MIS (Management Information System) to zestaw systemów i procedur, które zbierają i porządkują informacje z różnych źródeł, a następnie prezentują je w czytelnej i zrozumiałej formie dla kadry zarządzającej. Dane te mogą być wykorzystywane do usprawnienia komunikacji oraz opracowania lepszych systemów i procesów w ramach organizacji. Oto kilka aspektów oraz korzyści płynących z wykorzystania systemu MIS, które warto rozważyć:

Definicja – W najczystszej formie system MIS (Management Information System) to dziedzina badająca ludzi, technologie, organizacje oraz relacje pomiędzy nimi. Systemy MIS są wykorzystywane, aby pomóc firmom maksymalizować korzyści z inwestycji w personel, sprzęt, narzędzia i procesy biznesowe.

Funkcja MIS – Każda firma potrzebuje gromadzić i analizować dokładne dane, które można zinterpretować w celu wyznaczenia bardziej efektywnej drogi rozwoju. MIS to system informacyjny wykorzystywany do podejmowania decyzji oraz skutecznej koordynacji, analizy, kontroli i wizualizacji informacji dostępnych w organizacji. Badanie systemów MIS obejmuje technologię, procesy biznesowe i ludzi w kontekście organizacyjnym – dotyczy funkcji planowania, kontroli i podejmowania decyzji na poziomie zarządczym w firmie. Narzędzia MIS są wykorzystywane przez wszystkie szczeble zarządzania do gromadzenia i interpretowania ogromnych ilości istotnych danych z różnych źródeł, aby umożliwić – miejmy nadzieję – lepsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji szybko i precyzyjnie.

System MIS dostarcza menedżerom informacji zwrotnej na temat wyników, która może być wykorzystana do lepszego nadzoru i kontroli, a tym samym zarządzania całą organizacją. MIS prezentuje informacje faktyczne i porównuje je z wcześniej zidentyfikowanymi wynikami oraz wartościami z poprzednich lat lub okresów działalności, aby śledzić postępy w realizacji wcześniej ustalonych celów biznesowych.

System MIS może pełnić wiele ról w firmie – śledzenie sprzedaży i zapasów, kontrola sprzętu – i obejmuje wiele różnych rodzajów systemów MIS.

Kategorie systemów MIS

Oto niektóre z wielu różnych formatów i kategorii systemów MIS:

• Systemy wspierające marketing (MSS – Marketing Support Systems) – Te systemy informacyjne tworzą raporty pokazujące skuteczność (lub jej brak) różnych kampanii marketingowych i reklamowych prowadzonych przez firmę, wskazując najbardziej efektywne działania i pozwalając rozwijać je zamiast metod przynoszących gorsze wyniki.
• Systemy przetwarzania transakcji (TPS – Transaction Processing System) – Realizacja zamówień w sklepach internetowych, fakturowanie oraz wszelkiego rodzaju codzienne transakcje są obsługiwane przez te rozwiązania, wraz z innymi aspektami, takimi jak obsługa listy płac.
• Systemy wspomagania decyzji (DSS – Decision Support Systems) – Dokładna analiza istotnych danych biznesowych dostarcza kadrze zarządzającej rzetelnych i wiarygodnych informacji, które umożliwiają podejmowanie lepiej uzasadnionych decyzji.
• Systemy Business Intelligence (BIS – Business Intelligence Systems) – Te systemy MIS analizują dane zgromadzone z różnych źródeł, w tym zakupione od podmiotów trzecich, aby tworzyć raporty wspierające decyzje dotyczące produktów, usług i operacji wewnętrznych.
• Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRMS – Customer Relationship Management Systems) – Systemy CRM są wykorzystywane do przechowywania kluczowych informacji o klientach, kontrahentach, firmach, danych sprzedażowych i kontaktowych, a także wielu innych ważnych baz danych.
• Systemy automatyzacji sprzedaży (SAS – Sales Automation Systems) – Zespoły sprzedażowe mogą korzystać z systemów MIS, które przejmują wiele wcześniej czasochłonnych i żmudnych zadań, np. poprzez automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do klientów czy dodawanie formularzy online, co zachęca do działania i stymuluje rozwój biznesu.
• Systemy zasobów ludzkich (HRS – Human Resource Systems) – Systemy MIS umożliwiają pracownikom działu HR dokładne zarządzanie listami płac, obecnością i szkoleniami pracowników, świadczeniami i premiami, a także rejestrowanie zwolnień chorobowych i urlopów oraz wiele innych funkcji.

• Pionowe systemy MIS (MIS dedykowane dla konkretnych branż)
  Te rozwiązania MIS są tworzone specjalnie z myślą o określonych branżach i zawierają funkcjonalności dostosowane do specyficznych przepływów pracy, terminologii oraz wymagań produkcyjnych danego sektora. W przeciwieństwie do systemów ogólnego przeznaczenia, pionowy MIS wspiera wyspecjalizowane procesy, takie jak branżowe modele kalkulacji kosztów, planowanie produkcji, śledzenie materiałów, zgodność z przepisami oraz kontrolę jakości.

  Przykładem takiego rozwiązania jest Optimus MIS, zaprojektowany dla producentów opakowań, druku i etykiet, oferujący narzędzia odzwierciedlające rzeczywiste złożoności operacyjne tych środowisk. Dzięki ścisłemu dopasowaniu do branżowych procesów pracy, pionowe systemy MIS pomagają firmom działać wydajniej, ograniczać błędy oraz uzyskać lepszą widoczność całego procesu produkcyjnego — bez konieczności rozbudowanych modyfikacji systemu.

Korzyści z systemu MIS

• Poprawa dokładności danych – System MIS zapewnia jedno, spójne źródło dokładnych danych, eliminując wiele procesów manualnych, a tym samym zmniejszając ryzyko błędów ludzkich.
• Większa efektywność biznesowa – MIS gromadzi i analizuje dane, które pomagają identyfikować obszary nieefektywności, a następnie optymalizować procesy, wskazując możliwości automatyzacji przepływów pracy i wdrażania bardziej uporządkowanych, wydajnych rozwiązań.
• Szybszy dostęp – Szybki dostęp do ważnych i dokładnych danych, jaki zapewnia MIS, znacznie ułatwia zarządzanie zadaniami oraz zwalnia cenne zasoby do realizacji innych funkcji.
• Wsparcie biznesu – Dane dostarczane przez MIS ułatwiają planowanie, organizowanie i monitorowanie wszystkich działań biznesowych, a także wspierają podejmowanie decyzji i codzienne operacje.
• Lepsze zarządzanie ryzykiem – Dane generowane i gromadzone przez MIS zapewniają najbardziej dokładne i aktualne informacje o trendach, co jest kluczowe dla każdej firmy chcącej zmniejszyć ryzyka związane z bezpieczeństwem.
• Business Intelligence – Business Intelligence to technologie, procesy i aplikacje umożliwiające organizacjom zbieranie i zestawianie danych zarówno z systemów wewnętrznych, jak i zewnętrznych źródeł biznesowych. MIS wspiera przetwarzanie tych danych, integrując funkcje i narzędzia BI.
• Udoskonalona obsługa klienta – Kluczowym elementem każdej firmy jest jakość obsługi klienta. MIS umożliwia kadrze zarządzającej szybki dostęp do danych i ich analizę, dzięki czemu łatwo można zidentyfikować procesy nieefektywne wymagające poprawy oraz opracować zoptymalizowane strategie, prowadzące do lepszej obsługi klienta.

Usprawniona komunikacja pomiędzy działami, kadrą zarządzającą i pracownikami, jaką zapewnia system MIS, pozwala firmom każdej wielkości maksymalnie wykorzystać strategie zarządzania danymi oraz zwiększyć ogólną efektywność i produktywność. Łatwy dostęp do informacji wspiera proces podejmowania decyzji i sprawia, że Twoja firma staje się bardziej konkurencyjna.  Skontaktuj się z nami już dziś!