Wiemy, że prowadzenie firmy poligraficznej wiąże się z wieloma wyzwaniami. Od koordynowania nakładów drukarskich po zapewnienie sprawnej komunikacji – nawet najmniejsze niedokładności mogą przerodzić się w kosztowne błędy.

Właśnie tutaj z pomocą przychodzi oprogramowanie MIS dla poligrafii, które usprawnia procesy i jednocześnie ogranicza ryzyko błędów ludzkich. Odpowiedni system MIS został zaprojektowany tak, aby usprawnić każdy aspekt działalności – od planowania zleceń po monitorowanie kosztów.

Poniżej przyjrzeliśmy się niektórym z najczęstszych wyzwań, z jakimi mierzą się firmy poligraficzne, oraz omówiliśmy, w jaki sposób integracje i automatyzacja mogą je rozwiązać i uczynić Twój biznes bardziej rentownym.

Wyzwanie 1: Błędy manualne i niespójne dane

Większość firm poligraficznych na co dzień pracuje z ogromną ilością danych. Obejmuje to wszystko – od wycen i informacji o zamówieniach, po specyfikacje i stany magazynowe. Wiemy, że wiele drukarni wciąż opiera się na procesach manualnych, takich jak arkusze kalkulacyjne, e-maile, a nawet odręczne notatki do zarządzania tymi informacjami.

Choć początkowo może się to wydawać do opanowania, w miarę rozwoju firmy szybko staje się problemem.

Problem

Ręczne wprowadzanie danych jest podatne na błędy ludzkie. Prosta literówka w formularzu zamówienia lub przeoczony e-mail mogą prowadzić do błędnych specyfikacji, opóźnień, a nawet konieczności ponownego druku. Dodatkowo, rozproszenie danych pomiędzy różnymi systemami czy formatami utrudnia dostęp do dokładnych i aktualnych informacji wtedy, gdy są najbardziej potrzebne.

Rozwiązanie

Automatyzując kluczowe procesy, system MIS eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, ograniczając ryzyko błędów. Możesz mieć pewność, że każda specyfikacja zlecenia jest poprawna, a każdy członek zespołu pracuje na tym samym zestawie danych. Wszystkie informacje przepływają spójnie i dokładnie przez każdy obszar firmy.

Wyzwanie 2: Nieskuteczne planowanie zleceń

Na co dzień musisz zarządzać wieloma zamówieniami, z których większość wymaga dotrzymania napiętych terminów – i wiemy, jak łatwo praca może się nawarstwiać. Słabe planowanie zleceń może skutkować niezadowoleniem klientów oraz niewykorzystaniem maszyn czy zasobów.

Problem

Ręczne planowanie zleceń prawdopodobnie prowadzi do nieefektywnej organizacji pracy. Jeśli materiały lub sprzęt nie są gotowe na czas, powoduje to niechciane opóźnienia. Podobnie, przeciążanie maszyn i pracowników prowadzi do dodatkowych błędów oraz awarii.

Rozwiązanie

Oprogramowanie MIS dla poligrafii może przejąć kontrolę nad harmonogramowaniem i zautomatyzować alokację zasobów. Mając globalny podgląd procesów produkcyjnych, możesz wprowadzić dodatkowe usprawnienia w przepływach pracy. Oprogramowanie przejmuje odpowiedzialność za tworzenie realistycznych harmonogramów, przydzielanie zasobów oraz zapewnianie pracownikom wykonalnych obciążeń.

Wyzwanie 3: Kontrola kosztów

Kluczowym elementem prowadzenia rentownej firmy poligraficznej jest pełna kontrola nad kosztami. Wszystko – od materiałów i pracowników, po utrzymanie sprzętu i zużycie energii – obciąża Twój wynik finansowy.

Trudności w śledzeniu kosztów są powszechne i prowadzą do dodatkowych wydatków, mniejszych marż oraz utraconych okazji do oszczędności.

Problem

Bez dokładnego monitorowania kosztów łatwo jest niedoszacować wydatki i przeoczyć możliwości oszczędności. Każde zlecenie drukarskie może początkowo wyglądać na opłacalne, jednak chaotyczne śledzenie kosztów szybko zmniejsza marżę.

Nieskontrolowane koszty utrudniają także określenie, w jakich obszarach firma faktycznie traci pieniądze.

Rozwiązanie

Dzięki systemowi MIS możesz szczegółowo rozbijać koszty, zyskując znacznie większą przejrzystość i kontrolę. Monitorowanie stanów magazynowych oraz zautomatyzowane przepływy pracy umożliwiają niemal rzeczywiste śledzenie kosztów.

Możesz szybko sprawdzić, ile wydałeś na materiały, maszyny i pracę, aby podejmować lepiej uzasadnione decyzje. Dodatkowo, masz szansę poszukać alternatywnych materiałów lub metod, które pozwolą jeszcze bardziej zwiększyć Twoje zyski.

Wyzwanie 4: Słaba komunikacja z klientami

Klienci oczekują przejrzystej i sprawnej komunikacji z Twoją firmą. Chcą otrzymywać szybkie odpowiedzi i mieć pewność, że ich zamówienie jest realizowane zgodnie z planem i zostanie dostarczone na czas. Dla zajętych drukarni taki poziom komunikacji bywa wyzwaniem – zwłaszcza gdy opierają się na procesach manualnych lub przestarzałych systemach.

Problem

Słaba komunikacja z klientami często prowadzi do nieporozumień, niedotrzymanych terminów i frustracji. Dodatkowo, ręczne obsługiwanie zapytań lub zmian zajmuje dużo czasu i zwiększa ryzyko błędów.

Rozwiązanie

Integrując narzędzie CRM bezpośrednio z systemem MIS, możesz natychmiast podnieść jakość obsługi klienta. Możesz wdrożyć automatyczne aktualizacje statusu zamówienia i zapewnić niemal rzeczywistą informację zwrotną. Klienci mogą otrzymywać powiadomienia na każdym etapie realizacji zlecenia.

Oprogramowanie MIS jako sposób na przyszłość Twojej firmy

Usprawniona komunikacja pomiędzy działami, kadrą zarządzającą i pracownikami, jaką zapewnia system MIS, pozwala firmom każdej wielkości maksymalnie wykorzystać strategie zarządzania danymi oraz zwiększyć ogólną efektywność i produktywność. Łatwy dostęp do informacji wspiera proces podejmowania decyzji i sprawia, że Twoja firma staje się bardziej konkurencyjna. Skontaktuj się z nami już dziś!