System MIS (Management Information System) to zestaw systemów i procedur, które zbierają i porządkują informacje z różnych źródeł, a następnie prezentują je w czytelnej i zrozumiałej formie dla kadry zarządzającej. Dane te mogą być wykorzystywane do usprawnienia komunikacji oraz opracowania lepszych systemów i procesów w ramach organizacji. Oto kilka aspektów oraz korzyści płynących z wykorzystania systemu MIS, które warto rozważyć:

Definicja – W najczystszej formie system MIS (Management Information System) to dziedzina badająca ludzi, technologie, organizacje oraz relacje pomiędzy nimi. Systemy MIS są wykorzystywane, aby pomóc firmom maksymalizować korzyści z inwestycji w personel, sprzęt, narzędzia i procesy biznesowe.

Funkcja MIS – Każda firma potrzebuje gromadzić i analizować dokładne dane, które można zinterpretować w celu wyznaczenia bardziej efektywnej drogi rozwoju. MIS to system informacyjny wykorzystywany do podejmowania decyzji oraz skutecznej koordynacji, analizy, kontroli i wizualizacji informacji dostępnych w organizacji. Badanie systemów MIS obejmuje technologię, procesy biznesowe i ludzi w kontekście organizacyjnym – dotyczy funkcji planowania, kontroli i podejmowania decyzji na poziomie zarządczym w firmie. Narzędzia MIS są wykorzystywane przez wszystkie szczeble zarządzania do gromadzenia i interpretowania ogromnych ilości istotnych danych z różnych źródeł, aby umożliwić – miejmy nadzieję – lepsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji szybko i precyzyjnie.

System MIS dostarcza menedżerom informacji zwrotnej na temat wyników, która może być wykorzystana do lepszego nadzoru i kontroli, a tym samym zarządzania całą organizacją. MIS prezentuje informacje faktyczne i porównuje je z wcześniej zidentyfikowanymi wynikami oraz wartościami z poprzednich lat lub okresów działalności, aby śledzić postępy w realizacji wcześniej ustalonych celów biznesowych.

System MIS może pełnić wiele ról w firmie – śledzenie sprzedaży i zapasów, kontrola sprzętu – i obejmuje wiele różnych rodzajów systemów MIS.

Kategorie systemów MIS

Oto niektóre z wielu różnych formatów i kategorii systemów MIS:

• Systemy wspierające marketing (MSS – Marketing Support Systems) – Te systemy informacyjne tworzą raporty pokazujące skuteczność (lub jej brak) różnych kampanii marketingowych i reklamowych prowadzonych przez firmę, wskazując najbardziej efektywne działania i pozwalając rozwijać je zamiast metod przynoszących gorsze wyniki.
• Systemy przetwarzania transakcji (TPS – Transaction Processing System) – Realizacja zamówień w sklepach internetowych, fakturowanie oraz wszelkiego rodzaju codzienne transakcje są obsługiwane przez te rozwiązania, wraz z innymi aspektami, takimi jak obsługa listy płac.
• Systemy wspomagania decyzji (DSS – Decision Support Systems) – Dokładna analiza istotnych danych biznesowych dostarcza kadrze zarządzającej rzetelnych i wiarygodnych informacji, które umożliwiają podejmowanie lepiej uzasadnionych decyzji.
• Systemy Business Intelligence (BIS – Business Intelligence Systems) – Te systemy MIS analizują dane zgromadzone z różnych źródeł, w tym zakupione od podmiotów trzecich, aby tworzyć raporty wspierające decyzje dotyczące produktów, usług i operacji wewnętrznych.
• Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRMS – Customer Relationship Management Systems) – Systemy CRM są wykorzystywane do przechowywania kluczowych informacji o klientach, kontrahentach, firmach, danych sprzedażowych i kontaktowych, a także wielu innych ważnych baz danych.
• Systemy automatyzacji sprzedaży (SAS – Sales Automation Systems) – Zespoły sprzedażowe mogą korzystać z systemów MIS, które przejmują wiele wcześniej czasochłonnych i żmudnych zadań, np. poprzez automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do klientów czy dodawanie formularzy online, co zachęca do działania i stymuluje rozwój biznesu.
• Systemy zasobów ludzkich (HRS – Human Resource Systems) – Systemy MIS umożliwiają pracownikom działu HR dokładne zarządzanie listami płac, obecnością i szkoleniami pracowników, świadczeniami i premiami, a także rejestrowanie zwolnień chorobowych i urlopów oraz wiele innych funkcji.

Korzyści z systemu MIS

• Poprawa dokładności danych – System MIS zapewnia jedno, spójne źródło dokładnych danych, eliminując wiele procesów manualnych, a tym samym zmniejszając ryzyko błędów ludzkich.
• Większa efektywność biznesowa – MIS gromadzi i analizuje dane, które pomagają identyfikować obszary nieefektywności, a następnie optymalizować procesy, wskazując możliwości automatyzacji przepływów pracy i wdrażania bardziej uporządkowanych, wydajnych rozwiązań.
• Szybszy dostęp – Szybki dostęp do ważnych i dokładnych danych, jaki zapewnia MIS, znacznie ułatwia zarządzanie zadaniami oraz zwalnia cenne zasoby do realizacji innych funkcji.
• Wsparcie biznesu – Dane dostarczane przez MIS ułatwiają planowanie, organizowanie i monitorowanie wszystkich działań biznesowych, a także wspierają podejmowanie decyzji i codzienne operacje.
• Lepsze zarządzanie ryzykiem – Dane generowane i gromadzone przez MIS zapewniają najbardziej dokładne i aktualne informacje o trendach, co jest kluczowe dla każdej firmy chcącej zmniejszyć ryzyka związane z bezpieczeństwem.
• Business Intelligence – Business Intelligence to technologie, procesy i aplikacje umożliwiające organizacjom zbieranie i zestawianie danych zarówno z systemów wewnętrznych, jak i zewnętrznych źródeł biznesowych. MIS wspiera przetwarzanie tych danych, integrując funkcje i narzędzia BI.
• Udoskonalona obsługa klienta – Kluczowym elementem każdej firmy jest jakość obsługi klienta. MIS umożliwia kadrze zarządzającej szybki dostęp do danych i ich analizę, dzięki czemu łatwo można zidentyfikować procesy nieefektywne wymagające poprawy oraz opracować zoptymalizowane strategie, prowadzące do lepszej obsługi klienta.

Usprawniona komunikacja pomiędzy działami, kadrą zarządzającą i pracownikami, jaką zapewnia system MIS, pozwala firmom każdej wielkości maksymalnie wykorzystać strategie zarządzania danymi oraz zwiększyć ogólną efektywność i produktywność. Łatwy dostęp do informacji wspiera proces podejmowania decyzji i sprawia, że Twoja firma staje się bardziej konkurencyjna.  Skontaktuj się z nami już dziś!