Core – Das Kernsystem der Print MIS Plattform

Die zentrale Plattform für Produktionssteuerung und Wachstum

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Core Module

Optimus Core basiert auf einem zuverlässigen Rahmen aus Industriestandard-Modulen. Diese Core Module bilden die Grundlage für zentrale Geschäftsprozesse in einem Print MIS – von der Angebotskalkulation über die Auftragsverwaltung bis zur Produktionssteuerung.

Gleichzeitig fungiert Optimus Core als Plattform, die sich flexibel erweitern lässt. Zusätzliche Module können jederzeit integriert werden, um Funktionen und Workflows an die Anforderungen wachsender Druck- und Produktionsunternehmen anzupassen.

Kundenservice & Kundenmanagement

Dieses Modul ermöglicht den Zugriff auf alle relevanten Kundeninformationen in einer kundenorientierten Echtzeitansicht. Mitarbeitende im Kundenservice erhalten sofortigen Überblick über aktuelle und historische Kundendaten und können Anfragen schnell und zuverlässig beantworten.

Die Lösung wurde speziell für Teams entwickelt, die täglich mit Kunden kommunizieren. Sie bietet einen vollständigen Einblick in alle Transaktionen mit einem Kunden – darunter Angebote, Aufträge, Proofs, Lieferungen, Rechnungen, Lagerbestände und Kundenaufträge. Alle relevanten Informationen stehen zentral zur Verfügung und verbessern die Effizienz im täglichen Kundenkontakt.

Auftragsverfolgung

Auf einem Bildschirm wird der gesamte Produktionsablauf eines Auftrags übersichtlich in Form einer Baumstruktur dargestellt. Jeder Schritt des Workflows erscheint in klar strukturierten Registerkarten und ermöglicht eine schnelle Navigation durch alle Elemente des Auftrags.

Aus einem erfolgreichen Angebot im Dash Sales Enquiry & Quotation Manager werden automatisch vollständig spezifizierte Produktionsaufträge erstellt. Dazu gehören kostenpflichtige Positionen für die Rechnungsstellung, relevante Arbeitsaufträge, Aufgaben, Lieferungen, Proofs sowie benötigte Materialien und kalkulierte Zeiten.

Arbeitsaufträge strukturieren alle Komponenten, die zur Fertigstellung eines Auftrags erforderlich sind. Für jedes Element werden Aufgaben definiert, wodurch sowohl geschätzte als auch tatsächliche Produktionskosten transparent nachvollziehbar werden. Statusanzeigen und farbige Icons geben jederzeit einen schnellen Überblick über den Fortschritt jedes Arbeitsschritts.

Proof-Statusverwaltung

Die Proof-Statusverwaltung ermöglicht Benutzern die lückenlose Nachverfolgung von Statusaktualisierungen während des Proof-Prozesses. Transparenz ist dabei entscheidend, da alle Beteiligten jederzeit den aktuellen Freigabestatus einsehen können.

Zu den verfügbaren Status gehören unter anderem: geplant, in Prüfung, genehmigt, abgelehnt, genehmigt mit Änderungen oder storniert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Produktion jederzeit über den aktuellen Stand informiert ist und entsprechend planen kann.

Lager- und Bestandsmanagement

Das Lager- und Bestandsmanagement von Optimus bietet eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Überwachung aller Materialbewegungen. Dazu gehören Lagerbestände, kundeneigene Materialien sowie alle Transaktionen rund um Materialverbrauch und Lagerbewegungen.

Die Lösung ermöglicht eine präzise Kontrolle und Analyse von Beständen, Werten, Klassifizierungen und Lagerstandorten. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass Lagerprozesse effizient organisiert werden und keine doppelte Dateneingabe notwendig ist.

Materialanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Materialausgaben können direkt mit Produktionsaufträgen verknüpft werden. Dadurch werden die tatsächlichen Materialkosten automatisch den jeweiligen Aufträgen zugeordnet und laufend aktualisiert.

Beim Erstellen eines Produktionsauftrags werden benötigte Materialien automatisch generiert. Sinkt ein Lagerbestand unter einen definierten Mindestwert, kann das System automatisch einen Bestellbedarf auslösen und entsprechende Benachrichtigungen erstellen.

Jeder Lagerartikel kann in unterschiedlichen Mengeneinheiten verwaltet werden, um individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Umfassende Berichte und Analysen zu Beständen, Bewertungen, Status, Audits und Lagerbewegungen sorgen für vollständige Transparenz und Kontrolle.

Kann in Verbindung mit Optimus Extend – MSM Mobile Stock Manager verwendet werden.

Bestellwesen und Einkaufsabwicklung

Ein umfassendes und benutzerfreundliches Einkaufssystem unterstützt einen effizienten Beschaffungsprozess. Alle Bestellanforderungen und Bestellungen für benötigte Materialien oder Dienstleistungen werden zentral erfasst und überwacht.

Beim Erstellen eines Produktionsauftrags werden automatisch Material- und Arbeitsanforderungen generiert. Sind Lagerbestände nicht ausreichend verfügbar, stellt das System die entsprechenden Informationen im Modul für das Bestellwesen bereit.

Aus diesen Anforderungen können direkt Bestellungen erstellt werden. Diese lassen sich nach Bedarf, Auftrag oder Lieferant organisieren und auslösen.

Der Status jeder Bestellung ist auf einen Blick sichtbar und kann bei Bedarf ausgedruckt oder per E-Mail direkt an Lieferanten gesendet werden. Die flexible Struktur des Moduls ermöglicht sowohl einen zentralen als auch einen dezentralen Einkauf.

Kann in Verbindung mit Optimus Extend verwendet werden – Modul „PO Approvals“.

Versand und Auslieferung

Dieses Modul sorgt für vollständige Transparenz und Kontrolle über alle Versandaktivitäten. Dazu gehören Fertigwaren, Lieferungen von Zulieferern sowie Sendungen an Kunden oder zwischen verschiedenen Standorten.

Eine Übersicht zeigt alle Lieferanforderungen mit geplantem Lieferdatum, Versandmethode, Gewicht, Menge und Artikelbeschreibung.

Lieferanforderungen können direkt im Produktionsauftrag oder im Versandmodul erstellt werden. Jeder Lieferbedarf wird einer Versandmethode zugeordnet, wodurch Lieferpläne nach Datum und Versandart schnell erstellt werden können.

Jeder Lieferbedarf durchläuft verschiedene Statusstufen. Sobald eine Lieferung eingeplant ist, stehen Lieferscheine und Versandetiketten automatisch zum Druck bereit. Nach dem Druck zeigt der Zeitplan an, dass die Lieferung versandbereit ist.

Nach dem Versand kann der Lieferstatus mit einem Klick als zugestellt markiert werden. Der Produktionsauftrag wird dabei automatisch mit Datum und Uhrzeit aktualisiert.

Kann in Verbindung mit Optimus Automate verwendet werden – Web Services zur Integration mit Software von Drittanbietern oder Kurierplattformen.

Verkaufsrechnungen und Fakturierung

Dieses Modul stellt ein umfassendes Fakturierungssystem zur Verfügung, das die schnelle und effiziente Erstellung von Verkaufsrechnungen ermöglicht.

Rechnungen werden automatisch aus kostenpflichtigen Positionen erstellt, die beim Anlegen eines Produktionsauftrags aus einem Angebot generiert werden. Dadurch entfällt eine erneute Dateneingabe und es wird sichergestellt, dass alle im akzeptierten Angebot vereinbarten Positionen korrekt in Rechnung gestellt werden.

Zusätzliche kostenpflichtige Positionen können während der Auftragsabwicklung jederzeit ergänzt werden, wenn weitere Leistungen oder Materialien berechnet werden müssen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Kosten vollständig erfasst und an den Kunden weitergegeben werden.

Verkaufsrechnungen können entweder für einzelne Aufträge oder gesammelt für mehrere Aufträge eines Kunden erstellt werden. Rechnungen lassen sich direkt aus dem System drucken oder per E-Mail an den Kunden versenden.

Kann in Verbindung mit Optimus Automate verwendet werden – Accounts Link Integration.

Kann außerdem mit Optimus Extend verwendet werden – Modul „Purchase Order Invoice Reconciliation (POIR)“.

Optimus Accounts Link ermöglicht eine kontrollierte Übergabe von Rechnungsdaten an das Buchhaltungssystem. Dadurch wird sichergestellt, dass keine doppelte Buchung erfolgt und nur freigegebene Rechnungen an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Manuelle Zeiterfassung und aktive Arbeit

Manuelle Zeiterfassungsbögen ermöglichen die Erfassung von Arbeitszeiten, wenn keine Datenerfassung in Echtzeit erfolgt. Auf diese Weise können Kosteninformationen weiterhin erfasst und den richtigen Aufgaben und Aufträgen zugeordnet werden, und Aufgaben können bereits bei der Eingabe abgeschlossen werden.

Die Ansicht „Aktive Arbeit“ zeigt alle aktuellen produktiven und nicht produktiven Aktivitäten nach Mitarbeitern, Ressourcen, Aufgaben und Arbeitsplätzen an. Angezeigt werden die geschätzten Zeiten, die aktuelle Aktivitätsdauer sowie die tatsächliche Gesamtzeit.

Warnindikatoren heben deutlich hervor, wenn die tatsächliche Zeit die geschätzte Zeit überschreitet. Dadurch erhalten Produktionsleiter sofort einen Überblick über mögliche Engpässe und potenziell verspätete Lieferungen.

Kann in Verbindung mit Optimus Automate verwendet werden – Remote Data Capture (RDC).

Business Intelligence

Unter Business Intelligence (BI) versteht man den Einsatz von Software zur Analyse und Auswertung von Unternehmensdaten. Dazu gehören Datenanalyse, Data Mining und Datenvisualisierung sowie Werkzeuge und Infrastruktur, die Unternehmen dabei unterstützen, fundierte und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Verkaufsanalyse

Die Verkaufsanalyse bietet einen schnellen und übersichtlichen Zugang zu den wichtigsten Verkaufskennzahlen eines Unternehmens und basiert auf den fakturierten Umsätzen.

Eine Echtzeitaufschlüsselung der Verkäufe steht sowohl in numerischer als auch in grafischer Form zur Verfügung. Filter- und Anzeigeoptionen ermöglichen eine detaillierte Analyse nach Kunden, Produktlinien, Vertriebsmitarbeitern und geografischen Regionen.

Weitere Auswertungen zeigen den Umsatz im Verhältnis zu Wertschöpfung, Lohnkosten, Deckungsbeitrag und Rentabilität und machen die Verkaufsanalyse zu einem wichtigen Instrument zur Überwachung von Umsatz und Profitabilität.

Transaktionsanalyse

Die Transaktionsanalyse ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Produktionskostenstatistiken und basiert auf den tatsächlich erfassten Kosten.

Produktionszeiten, Materialkosten und angefallene Lohnkosten können sowohl numerisch als auch grafisch ausgewertet werden. Filter- und Anzeigeoptionen ermöglichen detaillierte Analysen nach Datum, Kunde, Abteilung und Ressource.

So lassen sich Kostenentwicklungen und Trends schnell erkennen und fundierte Entscheidungen zur Optimierung von Produktionsprozessen treffen.

📊 Auftragsstatus und Work-in-Progress Übersicht

Eine sofortige Momentaufnahme der laufenden Arbeiten, ein Überblick über die Kostenstatistiken und die Anzahl der noch zu erledigenden sowie der überfälligen Aufträge ermöglicht einen vollständigen Echtzeitüberblick über den gesamten Auftragsbestand.

Optimus Work-in-Progress Summary wird laufend aktualisiert mit Materialausgaben, eingekauften Fremdleistungen und der für jeden Auftrag gebuchten Zeit. So steht jederzeit ein genaues Bild der noch abzuschließenden Arbeiten zur Verfügung.

Eine separate Ansicht, die eine Umsatzprognose für das Auftragsbuch zeigt, umfasst sowohl abgeschlossene als auch unvollständige Aufträge im Monat. Dadurch erhält das Management bei Bedarf eine tägliche Umsatzprognose.

📑 Standardisierte Managementberichte

Jedes Core-Modul wird mit einem eigenen Satz an Standardberichten geliefert – von der Angebotsanalyse bis hin zum Abgleich von Rechnungen.

Die Berichte bieten eine klare Übersicht über wichtige Kennzahlen und ermöglichen eine schnelle Auswertung von Produktions- und Geschäftsdaten.

Managementberichte können nach Zeitraum, Kunde, Abteilung oder Ressource ausgewertet werden.

Kann in Verbindung mit Optimus Intelligence – Dataflex verwendet werden.

Erfahren Sie, wie Print MIS Software Produktionsprozesse, Kalkulation und Workflow-Management in modernen Druckunternehmen optimiert.

Fachartikel zu Print MIS, Produktionssoftware und Workflow-Optimierung

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